Hiểu về KPI để tăng năng suất và lợi nhuận

KPI hẳn không còn lạ gì với nhiều tổ chức. Tuy nhiên, KPI vẫn giữ một vai trò vô cùng quan trọng trong việc đánh giá chiến lược công ty, bao gồm cả các doanh nghiệp thương mại điện tử. Vậy KPI là gì, có các loại KPI nào và làm cách nào để lựa chọn KPI hiệu quả? Hãy cùng tham khảo bài viết này nhé.

KPI là gì?

KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số cho biết một nhóm hay tổ chức,... có thể đạt được mục tiêu đã đặt ra hay không. Các chỉ số KPI được sử dụng để đánh giá hiệu suất của tổ chức và dựa vào đó đưa ra các quyết định tiếp theo nhằm thúc đẩy sự phát triển nhanh hơn. KPI còn được gọi là chỉ số đo lường hiệu suất.

Các loại chỉ số KPI

Dựa trên mục tiêu mà một tổ chức muốn đạt được, bạn có thể theo dõi các chỉ số KPI khác nhau. Việc lựa chọn đúng chỉ số KPI ngay từ đầu là rất cần thiết và hữu ích cho hoạt động của doanh nghiệp về sau.

Phân theo chức năng của các bộ phần doanh nghiệp, KPI có 5 loại chính:

1. KPI kinh doanh:

Giúp đo lường sự thành công của các mục tiêu kinh doanh dài hạn. Bằng cách theo dõi các chỉ số kinh doanh, công ty có thể điều chỉnh các quy trình kinh doanh cũng như xác định các thành phần làm tăng trưởng chậm.

Ví dụ: Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu, tỷ lệ khách hàng rời bỏ doanh nghiệp, thị phần tương đối, ROE - Lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu,...

2. KPI tài chính: 

Thường được giám sát bởi các nhà lãnh đạo và bộ phận tài chính. Chỉ số tài chính đánh giá độ hiệu quả của công ty trong việc tạo ra doanh thu và lợi nhuận.

Ví dụ: Biên độ lợi nhuận, tăng trưởng EFS, tăng trưởng doanh thu, biến động ngân sách, tỷ lệ lợi nhuận hoạt động,...

3. KPI bán hàng

Được sử dụng chủ yếu bởi đội ngũ bán hàng. KPI bán hàng giúp theo dõi kết quả bán hàng hàng tháng nhằm đạt được sự tăng trưởng doanh thu bền vững.

Ví dụ: Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng, số lượng sản phẩm trên một hóa đơn và trị giá trung bình hóa đơn, giá trị vòng đời khách hàng, thời gian phản hồi của đội bán hàng...

4. KPI marketing

Giúp các nhóm tiếp thị theo dõi hiệu quả của các kênh tiếp thị, đánh giá hiệu quả trong việc giành được khách hàng tiềm năng mới.

Ví dụ: Lưu lượng website, tỉ lệ website leads, thời gian trung bình mỗi lượt ghé thăm website, tỷ lệ thoát một trang cụ thể,...

5. KPI quản trị dự án 

Được các nhà quản lý dự án sử dụng để theo dõi tiến độ của dự án và kiểm soát quá trình để đạt được các mục tiêu.

Ví dụ: Giá trị dự kiến (PV), giá trị thu được (EV), chi phí thực tế (AC), chi phí phát sinh (CV),...

Ngoài ra, còn nhiều cách phân loại khác mà bạn cũng có thể tự tìm hiểu thêm.

3. Đánh giá KPI bằng công thức SMART và SMARTER

Để chọn đúng KPI, bạn cần xác định được mục tiêu kinh doanh của mình. Mỗi chỉ số KPI mà bạn đang theo dõi cần phải đo lường được và gắn với các mục tiêu cụ thể. Đảm bảo rằng mọi yếu tố kinh doanh của bạn đều đáp ứng tiêu chí SMART. Một cách để đánh giá độ thích hợp của một chỉ số KPI đó là dùng công thức SMART. Hãy đảm bảo KPI của bạn đáp ứng các tiêu chí dưới đây:

Specific: Cụ thể. Mục tiêu mà KPI đo lường có cụ thể hay không?  

Measure: Có thể đo lường. Bạn có thể đánh giá tiến trình đạt được mục tiêu hay không?

Attainable: Có khả năng thực hiện. Mục tiêu có nằm trong khả năng của tổ chức không?  

Relevant: Xác đáng, thích hợp. Mục tiêu có thích hợp với tổ chức hay không?

Time-frame: Có thời hạn. Thời hạn đặt ra để đạt được mục tiêu là trong bao lâu? 

Ngoài ra, công thức SMART còn được mở rộng thành SMARTER bằng việc bổ sung 2 tiêu chí là: evaluate(đánh giá) và reevaluate(đánh giá lại).

Hai bước này là vô cùng quan trọng vì chúng đảm bảo bạn có thực hiện đúng kế hoạch hay KPI này có thực sự thích hợp với doanh nghiệp bạn hay không.

Ví dụ: Nếu bạn đã vượt quá mục tiêu doanh thu của năm nay, bạn nên xác định lại liệu đó là vì bạn đặt mục tiêu của mình quá thấp hay do một số yếu tố khác.